LA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI
Il sistema di conservazione dei documenti informatici assicura, per quanto in esso conservato, caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità, secondo le modalità indicate nelle Linee guida dell'AgID. Queste cinque parole vanno memorizzate: autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità.
Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti sono soddisfatti a mezzo di documenti informatici se le procedure sono conformi alle Linee guida. Le pubbliche amministrazioni possono affidare la conservazione a soggetti pubblici o privati accreditati come conservatori presso l'AgID.
I documenti informatici di cui è prescritta la conservazione possono essere archiviati per le esigenze correnti anche con modalità cartacee, ma sono conservati in modo permanente con modalità digitali. Quando un documento informatico è conservato per legge dalle PA o dai gestori di servizi pubblici, cessa l'obbligo di conservazione a carico dei cittadini e delle imprese.
Le pubbliche amministrazioni formano gli originali dei propri documenti con mezzi informatici. I procedimenti amministrativi sono gestiti utilizzando le tecnologie dell'informazione e della comunicazione.
LA TRASMISSIONE DEI DOCUMENTI
I documenti trasmessi a una pubblica amministrazione con qualsiasi mezzo telematico o informatico soddisfano il requisito della forma scritta se il mezzo è idoneo ad accertarne la provenienza. La trasmissione telematica non deve essere seguita da quella del documento originale. Il documento informatico trasmesso per via telematica si intende consegnato al destinatario se reso disponibile all'indirizzo elettronico dichiarato, nella casella di posta elettronica messa a disposizione dal gestore.
La presentazione di istanze, dichiarazioni, dati e lo scambio di informazioni tra le imprese e le PA avviene esclusivamente utilizzando le tecnologie dell'informazione e della comunicazione.
IL RESPONSABILE DELLA TRANSIZIONE DIGITALE
L'articolo diciassette del CAD stabilisce che ciascuna pubblica amministrazione affida a un proprio dirigente il ruolo di responsabile per la transizione digitale. All'interno di ogni PA è costituito un unico ufficio dirigenziale generale per la transizione al digitale, i cui compiti includono il coordinamento strategico dello sviluppo dei sistemi informativi e delle telecomunicazioni.
QUIZ DA CONCORSO
Domanda: Quali caratteristiche assicura il sistema di conservazione? Risposta corretta: autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.
Domanda: I documenti trasmessi con mezzo telematico devono essere seguiti dall'originale? Risposta corretta: no.
Domanda: Chi è il responsabile della transizione digitale? Risposta corretta: un dirigente di ciascuna PA.