LA CONTABILITA' AZIENDALE
Ogni impresa che opera nel settore alimentare è tenuta a rispettare una serie di obblighi contabili stabiliti dalla legge. La contabilità è lo strumento che permette di registrare in modo sistematico e cronologico tutte le operazioni economiche e finanziarie dell'attività, fornendo un quadro chiaro della situazione patrimoniale, economica e finanziaria dell'impresa in ogni momento.
La contabilità non è solo un obbligo legale ma è soprattutto uno strumento di gestione. Attraverso la contabilità l'imprenditore può sapere esattamente quanto ha incassato, quanto ha speso, quali sono i margini sui diversi prodotti, e se l'attività sta producendo utili o perdite. Senza una contabilità ordinata, prendere decisioni aziendali diventa un esercizio di improvvisazione.
I REGIMI CONTABILI
La legge italiana prevede diversi regimi contabili, in base alla forma giuridica dell'impresa e al volume d'affari. Il regime di contabilità ordinaria è obbligatorio per le società di capitali come le SRL e per le imprese individuali e le società di persone che superano determinati limiti di ricavi: 500.000 euro per le imprese di servizi e 800.000 euro per le altre imprese.
Il regime di contabilità semplificata è accessibile alle imprese individuali e alle società di persone che non superano i limiti di ricavi sopra indicati. Questo regime comporta obblighi contabili ridotti e una gestione meno complessa.
Il regime forfettario, introdotto dalla Legge 190 del 2014 e successivamente modificato, è il regime agevolato per le imprese più piccole con ricavi fino a 85.000 euro. Chi aderisce al forfettario non tiene i registri IVA e determina il reddito applicando un coefficiente di redditività al fatturato.
I REGISTRI OBBLIGATORI
In contabilità ordinaria i registri obbligatori sono numerosi. Il libro giornale raccoglie in ordine cronologico tutte le operazioni aziendali, ciascuna con la sua data, la descrizione e gli importi in dare e avere. Il libro degli inventari contiene l'inventario iniziale e gli inventari annuali con la descrizione e la valutazione di tutti i beni dell'impresa.
Il registro dei beni ammortizzabili tiene traccia dei beni strumentali, ovvero quei beni di valore superiore a 516,46 euro utilizzati per più esercizi, e del loro deprezzamento nel tempo attraverso le quote di ammortamento annuali.
I registri IVA sono obbligatori sia in contabilità ordinaria sia in contabilità semplificata. Il registro delle fatture emesse registra tutte le vendite documentate da fattura, con l'indicazione dell'imponibile, dell'aliquota e dell'IVA. Il registro degli acquisti registra tutti gli acquisti con le relative imposte detraibili. Il registro dei corrispettivi registra gli incassi giornalieri per le vendite al dettaglio, tipiche del commercio alimentare.
IL BILANCIO D'ESERCIZIO
Il bilancio è il documento che fotografa la situazione economica e patrimoniale dell'impresa alla chiusura di ogni esercizio, generalmente coincidente con l'anno solare. Per le società di capitali è obbligatorio e deve essere depositato presso la Camera di Commercio.
Il bilancio è composto da tre documenti principali. Lo Stato Patrimoniale elenca le attività, cioè ciò che l'impresa possiede, e le passività, cioè i debiti e il patrimonio netto. Il Conto Economico mostra i ricavi e i costi dell'esercizio, la cui differenza determina l'utile o la perdita. La Nota Integrativa fornisce informazioni aggiuntive e spiegazioni sulle voci di bilancio.
Per le imprese più piccole esistono forme semplificate di bilancio, come il bilancio abbreviato e il bilancio delle micro-imprese, che riducono gli obblighi di dettaglio.
LA FATTURAZIONE ELETTRONICA
Dal primo gennaio 2019 l'Italia ha introdotto l'obbligo generalizzato della fatturazione elettronica tra soggetti IVA. La fattura elettronica è un documento in formato XML che viene trasmesso al Sistema di Interscambio, il cosiddetto SDI, gestito dall'Agenzia delle Entrate.
Il processo funziona così: il cedente emette la fattura in formato XML e la invia al SDI, che la controlla formalmente e la recapita al destinatario. Se la fattura contiene errori, il SDI la rifiuta e invia una notifica di scarto. Se è corretta, la consegna al destinatario e invia una ricevuta di consegna al mittente.
Per le vendite al dettaglio ai consumatori finali, l'obbligo principale è l'emissione dello scontrino elettronico attraverso il registratore telematico. Lo scontrino viene trasmesso automaticamente all'Agenzia delle Entrate in modalità telematica entro 12 giorni dall'emissione, sostituendo il vecchio scontrino cartaceo e la comunicazione dei corrispettivi.
IL CONTO ECONOMICO GESTIONALE
Oltre alla contabilità ufficiale, per un'attività alimentare è molto utile tenere un conto economico gestionale, cioè un prospetto che riclassifica i costi e i ricavi in modo funzionale alla gestione. Ad esempio, separare i costi del personale, il costo delle merci, l'affitto, le utenze, le manutenzioni e le spese di marketing permette di capire dove si concentrano le spese e dove è possibile intervenire per migliorare la redditività.
Il food cost, cioè il rapporto percentuale tra il costo delle materie prime alimentari e il fatturato, è un indicatore fondamentale per ogni attività di somministrazione. Un food cost troppo alto può significare sprechi, prezzi di vendita troppo bassi o acquisti non ottimizzati. Nel settore della ristorazione un food cost tra il 25 e il 35 per cento è generalmente considerato nella norma.
Gli adempimenti contabili non sono solo un obbligo di legge. Tenere una contabilità ordinata e utilizzarla come strumento gestionale permette all'imprenditore di conoscere in ogni momento la reale situazione della propria attività, prendere decisioni informate e pianificare il futuro con maggiore sicurezza.