IL BUSINESS PLAN
Avviare un'attività di commercio o somministrazione di alimenti e bevande richiede una pianificazione accurata. Il business plan è il documento che descrive l'idea imprenditoriale, analizza il mercato di riferimento, definisce la strategia commerciale e stima i costi e i ricavi attesi per i primi tre o cinque anni di attività.
Un business plan completo si compone di diverse sezioni. L'executive summary è un riassunto del progetto, scritto per ultimo ma posizionato all'inizio del documento. La descrizione dell'impresa illustra la forma giuridica, la sede, la compagine sociale e la missione aziendale. L'analisi di mercato studia il territorio, la domanda potenziale, la concorrenza diretta e indiretta e le tendenze del settore.
Il piano operativo descrive i locali, le attrezzature, i fornitori, il processo produttivo e la logistica. Il piano delle risorse umane indica il numero di dipendenti necessari, le mansioni, gli orari e il costo del lavoro. Il piano di marketing definisce il posizionamento, l'assortimento, i prezzi, la comunicazione e le strategie promozionali.
Il piano economico-finanziario è la parte numerica del business plan. Comprende il conto economico previsionale, che stima ricavi e costi per i primi anni; il piano degli investimenti, che elenca tutti i costi di avvio; il budget di tesoreria, che prevede mese per mese entrate e uscite di cassa; e il punto di pareggio, ovvero il fatturato minimo necessario per coprire tutti i costi.
LA GESTIONE DELLE RISORSE UMANE
Nel settore alimentare il personale è la risorsa più importante e spesso anche il costo più elevato. Una gestione efficace delle risorse umane può fare la differenza tra un'attività che prospera e una che fatica.
La prima fase è la selezione del personale. Nel settore alimentare i profili più richiesti sono i commessi e gli addetti alle vendite per il commercio, i cuochi e gli aiuto cuoco per la ristorazione, i baristi e i camerieri per la somministrazione, e il personale per le pulizie e la logistica. È importante selezionare persone con le competenze tecniche necessarie ma anche con le giuste attitudini relazionali.
L'organizzazione del lavoro comprende la definizione dei ruoli e delle responsabilità di ciascun collaboratore, la pianificazione dei turni di lavoro tenendo conto delle esigenze dell'attività e delle norme contrattuali, la gestione delle ferie e dei permessi, e il monitoraggio delle prestazioni.
La formazione continua è un obbligo di legge per quanto riguarda la sicurezza sul lavoro e l'igiene alimentare, ma è anche un investimento strategico. Un dipendente formato conosce meglio i prodotti, serve meglio i clienti, commette meno errori e contribuisce a creare un ambiente di lavoro positivo.
IL CONTROLLO DI GESTIONE
Il controllo di gestione è l'insieme delle tecniche che permettono di monitorare l'andamento economico dell'attività e di verificare il raggiungimento degli obiettivi prefissati. Non è necessario disporre di software complessi: anche un semplice foglio di calcolo, aggiornato regolarmente, può fornire informazioni preziose.
I principali indicatori da monitorare sono il fatturato giornaliero, settimanale e mensile, confrontato con lo stesso periodo dell'anno precedente; il margine lordo, cioè la differenza tra il prezzo di vendita e il costo di acquisto delle merci; il costo del lavoro in percentuale sul fatturato; l'incidenza delle spese fisse come affitto, utenze e assicurazioni; lo scontrino medio, cioè l'importo medio di ogni transazione; e il numero di clienti serviti.
Il punto di pareggio, o break-even point, è il livello di fatturato al quale i ricavi coprono esattamente i costi, sia fissi sia variabili. Al di sotto di questo livello l'attività è in perdita; al di sopra comincia a produrre utile. La formula per calcolarlo è: costi fissi diviso per la percentuale di margine di contribuzione, dove il margine di contribuzione è la differenza tra il prezzo di vendita e i costi variabili.
LA GESTIONE DEL MAGAZZINO
Nel settore alimentare la gestione del magazzino assume un'importanza particolare per via della deperibilità dei prodotti. Un eccesso di scorte comporta sprechi per scadenza dei prodotti, costi finanziari per il capitale immobilizzato, e rischi igienico-sanitari. Una carenza di scorte comporta mancate vendite e insoddisfazione dei clienti.
Il principio FIFO, First In First Out, ovvero il primo prodotto entrato è il primo a uscire, è la regola base per minimizzare gli sprechi. In pratica, la merce appena ricevuta va posizionata dietro o sotto quella già presente, in modo che i prodotti con scadenza più prossima siano quelli più facilmente accessibili.
La gestione ottimale delle scorte si basa sul monitoraggio continuo delle vendite, sulla previsione della domanda in base alla stagionalità, agli eventi locali e alle promozioni in corso, e sulla definizione di un livello di riordino per ciascun prodotto, cioè la quantità minima sotto la quale scatta automaticamente un nuovo ordine.
La lotta allo spreco alimentare, oltre a essere un imperativo etico, è anche un'opportunità economica. La Legge 166 del 2016, nota come Legge Gadda, favorisce la donazione delle eccedenze alimentari a organizzazioni caritative e prevede agevolazioni fiscali per le imprese che donano prodotti ancora commestibili ma non più vendibili.