LA SELEZIONE DEI FORNITORI
Il rapporto con i fornitori è uno degli aspetti più critici nella gestione di un'attività alimentare. La qualità dei prodotti venduti o somministrati al cliente finale dipende in primo luogo dalla qualità delle materie prime acquistate. Per questo motivo, la selezione dei fornitori non deve basarsi esclusivamente sul prezzo più basso, ma deve valutare complessivamente la qualità costante del prodotto, l'affidabilità e la puntualità delle consegne, le garanzie igienico-sanitarie, la flessibilità nel rispondere a esigenze particolari, e la solidità finanziaria del fornitore.
Prima di avviare un rapporto commerciale stabile con un nuovo fornitore, è buona prassi verificare la sua regolarità fiscale e contributiva attraverso il DURC, il Documento Unico di Regolarità Contributiva; controllare le certificazioni possedute come la certificazione ISO 22000 per la sicurezza alimentare; richiedere le schede tecniche dei prodotti; verificare la reputazione presso altri clienti; e, quando possibile, effettuare una visita presso la sede del fornitore per valutare direttamente le condizioni di produzione e stoccaggio.
LE TIPOLOGIE DI FORNITORI
Nel settore alimentare le tipologie di fornitori sono molteplici e ciascuna presenta vantaggi e svantaggi specifici.
I grossisti o distributori all'ingrosso offrono un ampio assortimento di prodotti a prezzi competitivi, con consegne frequenti e una logistica consolidata. Sono la scelta più comune per i prodotti a lunga conservazione, le bevande, i prodotti per la pulizia e i materiali di consumo.
I produttori locali e gli agricoltori offrono prodotti freschi, di stagione, a filiera corta, spesso con caratteristiche di qualità superiore e una storia da raccontare al cliente. Il rapporto diretto con il produttore consente di conoscere esattamente l'origine e i metodi di produzione, un valore sempre più apprezzato dai consumatori.
I mercati all'ingrosso, come il Centro Agroalimentare di Napoli o il mercato ortofrutticolo locale, permettono di acquistare prodotti freschi in quantità, selezionandoli personalmente. Richiedono tempo e sveglie mattutine ma garantiscono la massima freschezza.
Le centrali d'acquisto e i gruppi d'acquisto sono strutture che aggregano la domanda di più operatori per negoziare condizioni migliori con i fornitori. Sono particolarmente utili per le piccole attività che singolarmente non avrebbero potere contrattuale.
LA GESTIONE DEGLI ORDINI
Un sistema efficiente di gestione degli ordini deve garantire la disponibilità costante dei prodotti richiesti dalla clientela, minimizzando al contempo gli sprechi e il capitale immobilizzato in scorte.
Per i prodotti freschi e deperibili come frutta, verdura, carne, pesce, latticini e prodotti da forno, gli ordini sono generalmente giornalieri o al massimo bisettimanali. La quantità ordinata deve tenere conto delle previsioni di vendita, che variano in base al giorno della settimana, alla stagione, alle condizioni meteorologiche, agli eventi locali e alle promozioni in corso.
Per i prodotti a lunga conservazione come scatolame, bevande, olio, pasta, farine e prodotti secchi, la frequenza degli ordini può essere settimanale, bisettimanale o mensile, in base al volume delle vendite e alla capacità di stoccaggio disponibile.
Il controllo al ricevimento della merce è un passaggio fondamentale che non deve mai essere trascurato. Al momento della consegna occorre verificare la corrispondenza tra l'ordine e il documento di trasporto in termini di articoli, quantità e prezzi concordati; controllare l'integrità degli imballaggi e l'assenza di danni; verificare le date di scadenza e i termini minimi di conservazione; misurare la temperatura dei prodotti refrigerati e surgelati con un termometro a sonda; controllare l'aspetto visivo e olfattivo dei prodotti freschi.
Eventuali non conformità vanno segnalate immediatamente al trasportatore, annotandole sul documento di trasporto, e comunicate al fornitore per la sostituzione o il rimborso.
LE CONDIZIONI COMMERCIALI
Negoziare buone condizioni commerciali è un'abilità che si sviluppa con l'esperienza e che incide significativamente sulla redditività dell'attività. I principali elementi oggetto di negoziazione sono il prezzo unitario dei prodotti, gli sconti per quantità o per pagamento anticipato, i termini di pagamento, le condizioni di resa che determinano chi paga il trasporto, i contributi promozionali e il servizio post-vendita.
I termini di pagamento più comuni nel settore alimentare sono il pagamento a 30, 60 o 90 giorni data fattura fine mese. Alcuni fornitori di prodotti freschi richiedono il pagamento alla consegna o a una settimana. Ottenere termini di pagamento più lunghi migliora la liquidità aziendale, ma è importante non allungare eccessivamente i tempi di pagamento a scapito del rapporto di fiducia con il fornitore.
LA TRACCIABILITA' NELLA CATENA DI FORNITURA
Il Regolamento europeo 178 del 2002, all'articolo 18, impone a tutti gli operatori del settore alimentare l'obbligo di essere in grado di identificare chi ha fornito loro un prodotto alimentare o una sostanza destinata a entrare a far parte di un prodotto alimentare. È il principio del cosiddetto one step back, one step forward: ciascun operatore deve sapere da chi ha comprato e a chi ha venduto.
In concreto, ogni operatore deve conservare la documentazione relativa agli acquisti, come fatture, documenti di trasporto, bolle di consegna, etichette dei prodotti, per almeno cinque anni. In caso di allerta sanitaria, queste informazioni sono indispensabili per rintracciare rapidamente l'origine del problema e procedere al ritiro o al richiamo del prodotto.